Conditions générales d'utilisation — Établissements

Kairos SAS — Espace Corail, 26 impasse Antoine Vitez — 97200 Fort-de-France — Martinique

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1. Définitions#

Les définitions de l'article 1 des CGU Prestataires s'appliquent aux présentes, complétées par les définitions suivantes :

• Administrateur : désigne toute personne autorisée et désignée par l'Établissement pour gérer le Compte et l'accès des Membres.
• Membre : désigne toute personne autorisée par l'Établissement ou l'Administrateur pour utiliser la Plateforme au nom de l'Établissement.
• Abonnement : désigne la souscription mensuelle de l'Établissement donnant accès à l'ensemble des fonctionnalités de la Plateforme, au tarif de 49 € HT par mois pour un établissement (offre Starter) au lancement.
• Bon de Commande : désigne les conditions particulières conclues entre Kairos et l'Établissement précisant les modalités de leur collaboration.
• Contrat : désigne l'ensemble contractuel composé des présentes Conditions Générales, de leurs Annexes et du Bon de Commande le cas échéant.
• Attestation de conformité : désigne le document généré automatiquement par la Plateforme à chaque Mission confirmée, attestant que le Prestataire concerné est à jour de ses obligations URSSAF à la date de la Mission.

2. Objet du Contrat#

Le Contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles Kairos met à disposition de l'Établissement la Plateforme Staff et ses fonctionnalités. Pendant toute la durée du Contrat, les Parties s'engagent à collaborer de bonne foi.

Kairos agit en qualité de prestataire technique et d'opérateur de plateforme de mise en relation. Les relations entre l'Établissement et les Prestataires sont autonomes et régies par des contrats de prestation de services distincts dont le modèle figure à l'Annexe 1. Kairos est tiers à ces relations contractuelles et n'a aucun rôle, ni juridique ni opérationnel, dans les relations entre l'Établissement et les Prestataires. L'Établissement est seul responsable du recours à des Prestataires indépendants, du contenu des Missions publiées et des conditions effectives de leur réalisation.

3. Documents contractuels et hiérarchie#

En cas de contradiction entre les documents contractuels, la hiérarchie suivante s'applique : (1) le Bon de Commande, (2) les Annexes, (3) le corps du présent Contrat. Toute modification requiert un avenant écrit signé par les deux Parties.

4. Engagements de Kairos#

4.1 Mise à disposition de la Plateforme#

Kairos s'engage à mettre à disposition la Plateforme dans les options choisies lors de la souscription. La Plateforme est accessible à distance et ne nécessite pas d'intégration dans les systèmes informatiques de l'Établissement. Kairos se réserve le droit de faire évoluer la Plateforme pour des raisons légales ou technologiques, à sa discrétion.

4.2 Disponibilité, maintenance et assistance#

Kairos s'engage à assurer la maintenance de la Plateforme et à faire ses meilleurs efforts pour résoudre les incidents qui pourraient l'affecter. Les demandes d'assistance sont formulées par email à contact@staff-app.fr. Kairos adresse un accusé de réception et traite les demandes dans les meilleurs délais.

4.3 Fonctionnalités de la Plateforme#

Les fonctionnalités suivantes sont mises à disposition de l'Établissement :

• Espace en ligne : gestion du Compte, des Missions, des Prestataires et des documents depuis une interface web ou l'Application ;
• Publication de Missions : saisie du type de poste, date, horaires, lieu et Taux Horaire dans la fourchette autorisée ;
• Diffusion géolocalisée : notification automatique aux Prestataires disponibles dans un rayon paramétrable autour du lieu de la Mission ;
• Sélection des Prestataires : accès aux candidatures et sélection libre du Prestataire ;
• Pointage QR code : gestion automatique du décompte horaire ;
• Paiement automatique : déclenchement du règlement à l'issue du délai de validation de 24 heures ;
• Facturation automatique : génération de la facture de Mission au nom de l'Établissement, incluant toutes les mentions légales obligatoires ;
• Attestation de conformité : génération et transmission automatique à l'Établissement à chaque Mission confirmée, attestant de la régularité URSSAF du Prestataire ;
• Tableau de bord : suivi des Missions, prestataires, paiements et récapitulatifs mensuels ;
• Console d'administration : gestion des Membres et des accès.

5. Conditions financières#

5.1 Prix de la Plateforme et fonctionnalités#

La Plateforme est mise à disposition moyennant un Abonnement mensuel de 49 € HT par mois pour un établissement (offre Starter). En contrepartie de la fonctionnalité de mise en relation, Kairos facture à l'Établissement une Commission de 30 % du montant HT de chaque Mission réalisée. Le prix des fonctionnalités additionnelles est celui indiqué dans le Bon de Commande.

5.2 Retard de paiement#

L'Établissement s'engage à payer les sommes dues dans les délais prévus sur la facture. En cas de retard, toute somme due porte intérêt au taux de trois fois le taux d'intérêt légal à compter du premier jour de retard, majorée d'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € par facture impayée. Le retard de paiement rend immédiatement exigibles toutes les sommes dues par l'Établissement.

6. Engagements de l'Établissement#

6.1 Paiement des sommes convenues#

En contrepartie de la Plateforme et de ses fonctionnalités, l'Établissement s'engage à payer les sommes convenues selon les modalités prévues.

6.2 Respect du Contrat#

L'Établissement déclare disposer de la capacité juridique pour conclure le Contrat. Il garantit Kairos du respect du Contrat par l'ensemble de ses Membres et Administrateurs et est responsable de l'usage fait des Comptes.

6.3 Respect de la réglementation#

L'Établissement s'engage à respecter toutes les dispositions légales et réglementaires applicables à son activité en lien avec l'utilisation de la Plateforme, notamment les règles du droit du travail et du droit commercial. L'Établissement comprend qu'il est entièrement responsable du contenu des Missions publiées et des relations avec les Prestataires.

6.4 Indépendance des Prestataires#

L'Établissement s'engage à respecter l'indépendance des Prestataires et notamment à : ne pas imposer d'exclusivité à un Prestataire ; ne pas exercer de pouvoir disciplinaire ; s'assurer que les Missions sont ponctuelles et ne constituent pas un emploi permanent déguisé ; ne pas créer de dépendance économique exclusive avec un même Prestataire.

⚠ Point critique — La récurrence systématique des Missions confiées au même Prestataire peut exposer l'Établissement à un risque de requalification en contrat de travail. Kairos recommande de diversifier les Prestataires.

6.5 Mandat de vigilance — Travail dissimulé#

L'Établissement, en sa qualité de donneur d'ordre, mandate Kairos aux fins de demander et collecter, en son nom et pour son compte, les Attestations de Vigilance URSSAF des Prestataires, conformément aux articles L8222-1 et suivants du Code du travail. Ce mandat ne transfère pas à Kairos les obligations légales de l'Établissement mais lui permet d'en déléguer l'exécution opérationnelle.

À chaque Mission confirmée, Kairos génère et transmet à l'Établissement une Attestation de conformité du Prestataire. Cette attestation constitue la preuve du respect par l'Établissement de son obligation de vigilance à l'égard du Prestataire concerné pour la Mission considérée.

6.6 Obligations générales d'utilisation#

L'Établissement s'engage notamment à : prévenir tout accès non autorisé à son Compte ; ne pas nuire à la réputation de Kairos ; ne pas utiliser la Plateforme pour concurrencer Kairos ; honorer les Missions confirmées afin de garantir le bon fonctionnement de la Plateforme.

7. Garanties#

7.1 Garanties de Kairos#

Kairos garantit qu'elle détient tous les droits et autorisations lui permettant de conclure le Contrat, notamment tous les Droits de Propriété Intellectuelle sur la Plateforme. Kairos garantit l'Établissement contre toute action de tiers invoquant un Droit de Propriété Intellectuelle violé par l'utilisation normale de la Plateforme.

7.2 Garanties de l'Établissement#

L'Établissement garantit détenir tous les droits et autorisations lui permettant d'utiliser la Plateforme. Il garantit notamment respecter toutes les réglementations applicables à son activité en lien avec le recours à des Prestataires indépendants. L'Établissement garantit Kairos contre toute action de tiers fondée sur (i) son utilisation de la Plateforme en violation du Contrat, (ii) sa non-conformité aux règles applicables et (iii) sa manière de fonctionner avec les Prestataires.

8. Responsabilité#

8.1 Responsabilité de Kairos#

Kairos agit en qualité de prestataire technique, de sorte que sa responsabilité est strictement limitée à la fourniture des fonctionnalités prévues au Contrat. Kairos n'est pas responsable des difficultés liées à des éléments hors de son contrôle, ni de la qualité d'exécution des Missions, ni des dommages causés par un Prestataire, ni des différends entre l'Établissement et un Prestataire. En tout état de cause, la responsabilité de Kairos est limitée au montant total payé par l'Établissement au cours de la période contractuelle en cours, à 50 % de ce montant par année.

8.2 Responsabilité de l'Établissement#

L'Établissement est seul responsable des dommages, directs ou indirects, causés par son utilisation de la Plateforme en violation du Contrat, sa non-conformité aux règles applicables, et sa manière de fonctionner avec les Prestataires. Il est seul responsable des contenus des Missions publiées et des relations contractuelles avec les Prestataires.

9. Durée, suspension et fin du Contrat#

9.1 Durée#

Le Contrat est applicable à compter de sa signature pour une durée indéterminée.

9.2 Suspension#

Kairos peut suspendre l'accès à la Plateforme en cas de : non-respect des obligations du Contrat, notamment des conditions de licence ; incident de paiement ; faille de sécurité ; utilisation perturbant le bon fonctionnement de la Plateforme. L'accès est rétabli lorsque la cause de suspension a cessé.

9.3 Résiliation#

En cas de manquement grave d'une Partie à ses obligations, l'autre Partie peut résilier le Contrat en adressant une lettre recommandée avec accusé de réception détaillant le manquement. Constituent notamment un manquement grave pour l'Établissement : le non-paiement des sommes dues, le retard répété de paiement, le non-respect des garanties données. Pour Kairos : l'inaccessibilité prolongée et répétée de la Plateforme, le non-respect des garanties.

9.4 Conséquences de la résiliation#

La résiliation entraîne la cessation des licences accordées et la fin de l'accès à la Plateforme. Chaque Partie demeure tenue d'exécuter ses obligations jusqu'au terme effectif du Contrat.

10. Propriété intellectuelle#

Chaque Partie est propriétaire des droits de propriété intellectuelle sur les éléments qu'elle a créés ou acquis. L'Établissement reconnaît que la Plateforme et tous ses éléments constitutifs sont protégés par des Droits de Propriété Intellectuelle appartenant à Kairos. Les conditions de la licence sont détaillées à l'Annexe 2. L'Établissement concède à Kairos une licence sur les informations transmises dans la Plateforme pour les besoins du fonctionnement du service.

11. Données personnelles#

Les Parties s'engagent à respecter les Règles sur les Données Personnelles. L'Établissement est responsable de traitement des données personnelles intégrées dans la Plateforme. Kairos agit comme sous-traitant de ces données dans les conditions de l'Annexe 3 (Accord de sous-traitance des données personnelles — DPA).

12. Confidentialité#

Chaque Partie s'engage à ne pas divulguer à des tiers les informations confidentielles échangées dans le cadre du Contrat pendant toute sa durée et pour une durée de 5 ans à compter de son terme, sauf obligation légale, décision de justice ou demande d'autorité compétente.

13. Divers#

13.1 Intégralité#

Le Contrat constitue l'intégralité de l'accord des Parties et remplace tous les accords antérieurs concernant son objet.

13.2 Nullité#

Si une clause était déclarée nulle, les autres clauses conservent leur plein effet.

13.3 Référence commerciale#

Les Parties s'autorisent expressément à mentionner les grandes lignes de leur partenariat sur leurs supports de communication respectifs, sous réserve de ne pas divulguer d'informations confidentielles.

13.4 Cession#

L'Établissement ne peut céder tout ou partie du Contrat sans l'accord écrit préalable de Kairos. En cas d'opération entraînant un changement de contrôle de Kairos, les relations contractuelles perdurent sans nécessité d'obtenir le consentement de l'Établissement.

13.5 Non-renonciation#

Le fait pour une Partie de ne pas exiger l'application d'une stipulation ne constitue pas une renonciation.

14. Droit applicable et juridiction compétente#

Le Contrat est régi et interprété par le droit français. Les Parties s'engagent à soumettre tout litige relatif à la validité, l'interprétation ou l'exécution du Contrat à une tentative de résolution amiable dans un délai de 30 jours. À défaut, tout différend relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort de Fort-de-France.

Annexe 1 — Licence d'utilisation de la Plateforme#

Kairos accorde à l'Établissement un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d'utilisation de la Plateforme. Cette licence est octroyée pour la durée du Contrat et pour le monde entier, aux seuls besoins de l'Établissement et de ses Membres.

L'Établissement s'interdit notamment de : permettre à un tiers non autorisé d'accéder à la Plateforme ; reproduire, adapter ou modifier la Plateforme ; sous-licencier ou revendre la Plateforme ; développer un service concurrent ; procéder à de la rétro-ingénierie.

Annexe 2 — Conditions applicables aux Missions#

1. Objet#

Cette Annexe régit les conditions applicables à la fonctionnalité de mise en relation et aux Missions. Elle ne régit pas la relation contractuelle entre l'Établissement et le Prestataire, laquelle est exclusivement régie par le Contrat de prestation de services de l'Annexe 1 des CGU Prestataires.

2. Fonctionnement des Missions#

2.1 Publication#

L'Établissement publie une Mission en renseignant le type de poste recherché, la date et les horaires, le lieu d'exécution et le Taux Horaire proposé dans la fourchette autorisée par la Plateforme. L'Établissement est seul responsable du contenu de la Mission. La publication ne constitue pas une offre ferme — l'Établissement conserve le droit de sélectionner librement le Prestataire.

2.2 Transparence tarifaire#

Avant toute candidature, la Plateforme affiche obligatoirement au Prestataire le Taux Horaire proposé, la durée prévue, le montant total estimé brut, la Commission Kairos et le montant net versé. Cette transparence est une obligation contractuelle de Kairos et ne peut être contournée.

2.3 Sélection du Prestataire#

L'Établissement sélectionne librement un Prestataire parmi les candidatures reçues. La sélection est discrétionnaire — l'Établissement n'est pas tenu de motiver son choix ni d'accepter le premier candidat.

2.4 Désistement ou défaillance du Prestataire#

L'Établissement comprend que le Prestataire peut se désister d'une Mission. En cas de désistement ou d'absence du Prestataire, aucun dédommagement ne sera versé par Kairos à l'Établissement. L'Établissement peut signaler le comportement du Prestataire via la Plateforme.

2.5 Annulation de Mission par l'Établissement#

L'Établissement peut annuler une Mission publiée avant confirmation d'un Prestataire sans frais. En cas d'annulation d'une Mission confirmée moins de 4 heures avant son début, une indemnité d'annulation de 2 heures au Taux Horaire convenu est automatiquement versée au Prestataire. Cette indemnité est facturée à l'Établissement.

2.6 Fin de la Mission#

L'Établissement dispose d'un délai de 24 heures à compter de la fin de la Mission pour valider ou contester les heures enregistrées via le pointage QR code. En l'absence de contestation dans ce délai, la Mission est réputée exécutée et facturée. En cas de conflit, Kairos peut suspendre les paiements et faciliter les échanges, sans être partie au litige.

3. Paiement du Prestataire#

3.1 Frais de mise en relation#

En contrepartie de la mise en relation, Kairos facture à l'Établissement une Commission de 30 % du montant HT de chaque Mission réalisée. Cette Commission est prélevée automatiquement lors du traitement du paiement.

3.2 Modalités de paiement#

Le paiement est déclenché automatiquement à l'expiration du délai de validation de 24 heures. Les services de traitement des paiements sont assurés par Stripe, prestataire de paiement tiers habilité.

4. Attestation de vigilance — Mandat#

L'Établissement mandate expressément Kairos aux fins de demander, collecter et archiver les Attestations de Vigilance URSSAF des Prestataires en son nom et pour son compte, conformément à son obligation de vigilance contre le travail dissimulé. Ce mandat ne transfère pas à Kairos la responsabilité légale de l'Établissement, mais lui permet d'en déléguer l'exécution opérationnelle.

À chaque Mission confirmée, Kairos génère et transmet à l'Établissement une Attestation de conformité. Une fois reçue, cette attestation est archivée et tenue à disposition de l'Établissement.

5. Assurance des Prestataires#

Kairos requiert de chaque Prestataire qu'il dispose d'une assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité. Pour les professions réglementées (professions médicales notamment), le Prestataire est tenu de souscrire une assurance individuelle appropriée à sa spécialité.

Annexe 3 — Accord de sous-traitance des données personnelles (DPA)#

Section I — Objet et champ d'application#

Les présentes clauses ont pour objet de garantir la conformité avec l'article 28 du RGPD. L'Établissement agit en qualité de responsable de traitement des données personnelles intégrées dans la Plateforme. Kairos agit en qualité de sous-traitant et ne traite ces données que sur instruction documentée de l'Établissement.

Section II — Obligations de Kairos en tant que sous-traitant#

Kairos s'engage à : traiter les données uniquement sur instruction documentée de l'Établissement ; garantir la confidentialité des données et ne les partager qu'aux personnes strictement nécessaires ; mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées ; notifier l'Établissement de toute violation de données dans les meilleurs délais ; assister l'Établissement dans l'exercice des droits des personnes concernées ; permettre les audits et fournir les informations nécessaires pour démontrer la conformité.

Appendice I — Description du traitement#

Appendice II — Sous-traitants ultérieurs#